Generalsekretariat

Öffentlichkeitsprinzip

Mit der neuen Kantonsverfassung wurde im Kanton Zürich auf den 1. Januar 2006 das Öffentlichkeitsprinzip eingeführt. Es bedeutet, dass alles behördliche Handeln - mit einzelnen Ausnahmen - transparent und öffentlich zugänglich ist und dass alle Interessierten Zugang zu den Informationen der kantonalen Behörden haben sollen. Zur Konkretisierung dieser bereits in der Verfassung verankerten Ansprüche wurde das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) und die zugehörige Verordnung (IDV) sowie weitere Änderungen in der kantonalen Rechtsordnung erlassen. Sie treten auf den 1. Oktober 2008 in Kraft. Mit der gleichzeitigen Inkraftsetzung von Gesetz und Verordnung wird das Transparenzprinzip unter Wahrung des gebotenen Datenschutzes im Kanton Zürich einheitlich umgesetzt.

Informationsbestände

Erstellung und Aufbewahrung von Geschäftsinformationen

Das Generalsekretariat bearbeitet im Bereich Support, Führung und Recht im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben pro Jahr rund 700 bis 800 Geschäfte (vgl. auch die Angaben im jährlichen Geschäftsbericht des Regierungsrates). Es erstellt zu jedem Geschäft ein Dossier, dass der Dokumentation und der Nachvollziehbarkeit des behandelten Geschäfts dient. Die Dossiers zu den Geschäften werden in der Geschäftskontrolle (Rechtsinformationssystem RIS) erschlossen und verzeichnet. Auch der Personaldienst erfasst seine wesentlichen Geschäfte in der Geschäftskontrolle.
Die erfassten Geschäfte werden in die Kategorien Support, Führung und Recht sowie Personaldienst eingeteilt.

Die elektronischen Daten und die in Papierform gesammelten Akten werden grundsätzlich nach Geschäftsabschluss (im RIS registriertes Erledigungsdatum) 10 Jahre lang aufbewahrt. Nochmals 10 Jahre verbleiben die Geschäftsdaten im RIS-Archiv, wo sie nur noch von MitarbeiterInnen mit spezieller Berechtigung eingesehen werden können. Danach werden die Daten dem Staatsarchiv zur dauernden Archivierung angeboten. Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Unterlagen werden vernichtet.

Neben RIS sind im GS noch einige andere Datenverwaltungssysteme im Einsatz.

Verzeichnis der im Generalsekretariat genutzten Datenverwaltungssysteme

BezeichnungZweckRechtsgrunlagePersonen-daten
Rechtsinformationssystem RIS

Erfasssung, Weitleitung und Abwiklcung der 
Geschäfte (einschliesslich 
Angaben zu den beteiligten 
Personen)

Wissensmanagement   

§ 44 OG RRja
Integriertes Relationales Informationssystem
IRIS
Bewirtschaftung von Adressen (Kunden, Liferanten etc.)

Bewirtschaftung von Aufträgen (Waren, Leistungen etc.)

Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen (Debitoren/Kreditoren)
§ 44 OG RR
CRG
ja
HR-Info
(Auszug aus dem kantonalen Personal und Lohnadministrationssystem PALAS)

Führung der Personainformationen (Einstellung, Beurteilungen, Einreihung, Beförderungen, Austritte etc.;

Die Personalakten werden in Papierform geführt)

Personalgesetzja
Leistungserfassungssystem LERFZeit- und
Leistungserfassung
durch das Personal
Personalgesetz 
CRG
ja

OG RR = Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung

CRG = Gesetz über Controlling und Rechnungslegung

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